Quản lý thay đổi tổ chức sử dụng một cách tiếp cận có cấu trúc để đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện thuận lợi và thành công để đạt được các lợi ích lâu dài.

Nguyên nhân để thay đổi

Toàn cầu hóa và sự đổi mới liên tục của công nghệ dẫn đến một môi trường kinh doanh không ngừng phát triển. Các hiện tượng như phương tiện truyền thông xã hội và khả năng thích ứng di động đã cách mạng hóa kinh doanh và ảnh hưởng của việc này là nhu cầu thay đổi ngày càng tăng, và do đó cần có  thay đổi quản lý. Sự tăng trưởng về công nghệ cũng có ảnh hưởng thứ hai của việc tăng tính khả dụng và do đó trách nhiệm giải trình kiến thức. Thông tin dễ tiếp cận đã dẫn đến sự giám sát chưa từng thấy của các cổ đông và giới truyền thông và áp lực lên quản lý.

Với môi trường kinh doanh trải qua quá nhiều thay đổi, các tổ chức phải học cách để trở nên thoải mái hơn với sự thay đổi. Do đó, khả năng quản lý và thích ứng với thay đổi tổ chức là một yêu cầu cần thiết tại công sở ngày nay. Tuy nhiên, thay đổi tổ chức lớn và nhanh chóng là rất khó khăn vì cấu trúc, văn hoá và thói quen của các tổ chức thường phản ánh một "dấu ấn" của các thời kỳ quá khứ liên tục và khó loại bỏ, có khả năng chống lại sự thay đổi căn bản ngay cả khi môi trường hiện tại của tổ chức thay đổi nhanh chóng.[15]

Do sự phát triển của công nghệ, thay đổi tổ chức hiện đại phần lớn được thúc đẩy bởi những đổi mới bên ngoài chứ không phải là các yếu tố bên trong. Khi những sự phát triển này xảy ra, các tổ chức thích ứng nhanh nhất tạo ra lợi thế cạnh tranh cho chính họ, trong khi các công ty từ chối thay đổi sẽ rớt lại phía sau.[16] Hậu quả là lợi nhuận và thị phần sẽ mất đi nhanh chóng.

Thay đổi tổ chức sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các phòng ban và nhân viên. Toàn bộ công ty phải học cách xử lý những thay đổi đối với tổ chức. Hiệu quả của quản lý thay đổi có thể có tác động mạnh (tích cực hoặc tiêu cực) lên tinh thần nhân viên.

Các mô hình thay đổi

Có một số mô hình quản lý sự thay đổi:

Quy trình 8 bước của John Kotter để dẫn dắt sự thay đổi

Giáo sư John P. Kotter, người tiên phong trong quản lý sự thay đổi,phát minh quy trình 8 bước dẫn dắt sự thay đổi

Giáo sư John P. Kotter, Giáo sư danh dự về lãnh đạo Konosuke Matsushita, ở trường Kinh doanh Harvard, đã phát minh quy trình 8 bước để dẫn dắt sự thay đổi.[17] Có 8 bước:

• Thiết lập một cảm giác cấp bách
• Tạo ra các liên kết theo hướng dẫn
• Xây dựng Tầm nhìn và Chiến lược
• Giao tiếp với tầm nhìn về sự thay đổi
• Cho phép nhân viên hoạt động trong phạm vi rộng
• Tạo ra các chiến thắng ngắn hạn
• Củng cố thành quả và tạo ra nhiều sự thay đổi hơn
• Neo phương pháp tiếp cận mới vào trong văn hóa

Change Management Foundation và mô hìn

Change Management Foundation được định hình như hình chóp với quản lý dự án quản lý mặt kĩ thuật và con người quản lý sự thay đổi ở bên dưới và sự lãnh đạo định hướng từ bên trên. Mô hình quản lý sự thay đổi bao gồm 4 bước:

• Xác định nhu cầu thay đổi
• Chuẩn bị và lên kế hoạch thay đổi
• Thực hiện thay đổi
• Bảo vệ sự thay đổi

Chu trình Lên kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động của Deming

Chu trình Plan-Do-Check-Act (PDCA) của W. Edwards Deming

Chu trình Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động, được tạo ra bởi W. Edwards Deming, là một phương pháp quản lý để cải thiện phương pháp kinh doanh để kiểm soát và cải tiến liên tục các quy trình và sản phẩm. Nó bao gồm bốn giai đoạn:

• Lên kế hoạch – xây dựng các mục tiêu và quy trình
• Thực hiện – thực hiện kế hoạch, chấp hành quy trình,tạo ra sản phẩm
• Kiểm tra – nghiên cứu kết quả thực tế và so sánh với kết quả mong muốn
• Hành động – ban hành các tiêu chuẩn mới[18]

Chọn các thay đổi để thực hiện

Khi xác định những kỹ thuật mới nhất hoặc những đổi mới để áp dụng, có bốn yếu tố chính cần được xem xét:

• Mức độ, Mục tiêu,và các chiến lược
• Hệ thống đo lường
• Trình tự các bước
• Thực hiện và thay đổi tổ chức

Quản lý quá trình thay đổi

Quản lý thay đổi liên quan đến sự cộng tác giữa tất cả nhân viên, từ cấp độ đầu vào đến quản lý cấp cao

Mặc dù có nhiều loại thay đổi tổ chức, khía cạnh phê bình là năng lực công ty để đạt được sự tin tưởng của nhân viên vào sự thay đổi. Quản lý sự thay đổi tổ chức hiệu quả là quá trình gồm có 4 bước:[19]

• Nhận diện thay đổi trong môi trường kinh doanh rộng
• Đưa ra các điều chỉnh cần thiết phù hợp với nhu cầu công ty
• Huấn luyện nhân viên với những thay đổi thích hợp[20]
• Có sự hỗ trợ của nhân viên bằng sự thuyết phục từ những điều chỉnh thích hợp

Là một thực hành đa ngành đã phát triển như là kết quả của nghiên cứu học thuật, quản lý thay đổi tổ chức nên bắt đầu bằng một phân tích có hệ thống về tình hình hiện tại để xác định cả nhu cầu và khả năng thay đổi. Các mục tiêu, nội dung và quy trình thay đổi cần được xác định như là một phần của kế hoạch quản lý sự thay đổi.

Quá trình quản lý sự thay đổi cần phải được tiếp thị sáng tạo để khuyến khích sự giao tiếp giữa những người đang trong quá trình thay đổi, cũng như có hiểu biết sâu sắc về phong cách lãnh đạo và động lực nhóm. Khi có đường hướng đã rõ ràng trong một dự án chuyển đổi, quản lý sự thay đổi sẽ điều chỉnh kì vọng của nhóm, tích hợp vào trong các nhóm nhỏ và quản lý việc huấn luyện nhân viên. Để làm được như vây, cần phải sử dụng các công cụ đo hiệu suất như kết quả tài chính, hiệu quả hoạt động, cam kết của lãnh đạo và hiệu quả giao tiếp, nhu cầu thay đổi được hiểu để có kế hoạch cho chiến lược thích hợp, quyết tâm giải quyết các dự án đang có vấn đề, và tránh thất bại trong việc thay đổi.

Các yếu tố để quản lý sự thay đổi thành công

Quản lý thay đổi thành công có nhiều khả năng xảy ra hơn nếu có những điều sau đây:

• Xác định mục tiêu có thể đo lường của các bên liên quan và tạo ra một trường hợp kinh doanh cho thành tích của họ (cần được cập nhật liên tục).
• Theo dõi các giả định, rủi ro, sự phụ thuộc, chi phí, lợi tức đầu tư, lợi ích và các vấn đề văn hóa
• Truyền thông hiệu quả để thông báo cho nhiều bên liên quan về lý do thay đổi (tại sao?), Lợi ích của việc thực hiện thành công (những gì có trong đó cho chúng tôi và bạn) cũng như chi tiết về thay đổi (khi nào? Ở đâu? chi phí là bao nhiêu?)
• Devise an effective education, training and/or skills upgrading scheme for the organization.Đưa ra một chương trình giáo dục, đào tạo và / hoặc nâng cấp kỹ năng cho tổ chức
• Giải quyết sự chống đối từ các nhân viên của các công ty và sắp xếp chúng theo hướng chiến lược tổng thể của tổ chức
• Cung cấp tư vấn cá nhân (nếu cần) để giảm bớt bất kỳ lo ngại nào liên quan đến thay đổi
• Giám sát việc thực hiện và tinh chỉnh và khi được yêu cầu